Ministerstwo wydało poradnik. Dwie rzeczy w nim umknęły większości komentarzy

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej opublikowało w tym tygodniu poradnik dla pracodawców dotyczący reformy PIP. Siedem stron, jasny język, trzy checkboxy z art. 22 Kodeksu pracy, które już zdążyły obiec LinkedIn: czy praca jest wykonywana pod kierownictwem, w wyznaczonym miejscu i czasie, osobiście i w sposób ciągły. Jeśli tak, to stosunek pracy, niezależnie od nazwy umowy. Kara do 60 tys. zł za każdą zakwestionowaną umowę, od 8 lipca.

To wszyscy już wiedzą. Mnie zainteresowało coś innego. Fragment, który dla firm współpracujących z kilkoma agencjami jest ważniejszy niż cała reszta dokumentu razem wzięta.

Pierwsza rzecz: outsourcing i B2B też są pod lupą

Ministerstwo pisze to wprost: kontrola obejmuje nie tylko klasyczne umowy cywilnoprawne, ale też relacje B2B i struktury outsourcingowe. Współpraca z agencją czy z kontraktorem, a nie zatrudnienie bezpośrednie, nie wyłącza firmy z zakresu kontroli.

Dla firmy z jedną agencją to jeden model do przejrzenia. Dla firmy z pięcioma agencjami w trzech lokalizacjach to pięć różnych modeli współpracy, pięć sposobów raportowania, pięć miejsc, gdzie praktyka może odbiegać od umowy. I to nie jest coś, co widać z zewnątrz od razu, bo informacja o tym, kto faktycznie wydaje polecenia i ustala grafik, siedzi rozproszona, u każdej agencji inaczej. Outsourcing nie chroni Cię tak, jak myślisz, bo to nie umowa decyduje o ryzyku, decydują dane, które za nią stoją.

Druga rzecz: PIP, ZUS i KAS zaczynają porównywać dane między sobą

To dla mnie najważniejszy fragment poradnika, i ten, który najrzadziej widzę komentowany. Reforma wzmacnia wymianę danych między tymi trzema instytucjami. W praktyce: zatrudnienie nie jest już analizowane w izolowanych silosach jednej instytucji, tylko w sposób skoordynowany.

I tu robi się ciekawie przy wielu dostawcach workforce. Bo jak wygląda “spójność danych” w firmie, która korzysta z pięciu albo ośmiu agencji naraz? Każda zgłasza pracownika według własnego formatu i własnego tempa. Godziny pracy raportowane są różnie: jedna agencja wysyła Excel co tydzień, druga PDF co miesiąc, trzecia maila z poprawką “na bieżąco”. Korekty się zdarzają i zostają, bo nikt nie ma jednego miejsca, gdzie widać wszystko naraz.

Z mojej pracy przy projektach z wieloma dostawcami workforce: zdarzyła się sytuacja, w której dane jednego pracownika znalazły się w dwóch systemach naraz: dwa konta, dwie historie, jeden człowiek. Wygląda na drobny błąd administracyjny. Ale pomnóżcie to przez skalę: wielu pracowników, wiele lokalizacji, wiele agencji, i to jest dokładnie ten typ niespójności, którego szuka skoordynowana kontrola PIP-ZUS-KAS. Nie dlatego, że ktoś działał w złej wierze. Dlatego, że dane były rozproszone i nikt nie miał mechanizmu, który wychwyciłby to wcześniej.

Jedno pytanie, które warto sobie zadać przed 8 lipca

Gdyby PIP zapytał dziś o komplet dokumentów dla wszystkich pracowników tymczasowych (umowy, zgłoszenia, rozliczenia) ile czasu zajęłoby zebranie tego z pięciu różnych agencji?

Jeśli odpowiedź to “kilka dni”, to już jest sygnał. Nie dlatego, że coś jest nie tak w umowach. Dlatego, że dane, które za nimi stoją, nie są w jednym miejscu, a od 8 lipca PIP będzie mógł żądać tego zdalnie, w formie elektronicznej, z prawem do sporządzania kopii i własnych analiz.

12 miesięcy okresu przejściowego to realne okno na uporządkowanie. Ale uporządkowanie umów bez uporządkowania danych, które za nimi stoją, rozwiązuje tylko połowę problemu.

Pełny poradnik Ministerstwa. Warto przeczytać samemu, te dwa fragmenty są w nim, tylko trzeba ich poszukać.